Prosta, szybka i właściwa – wiadomość e-mail pozostaje niezmiennie jednym z najbardziej efektywnych nośników reklamy. Warto jednak pamiętać, że sukces naszych działań w dużej mierze zależy od odpowiednio dobranej strategii wysyłki.

Ponieważ specjaliści od e-commerce i sprzedawcy online często wysyłają nawet kilka milionów e-maili w kilkugodzinnych odstępach, niezbędne jest posiadanie zarówno specjalistycznej wiedzy, jak i wykorzystanie odpowiedniej platformy technologicznej. Mający do wyboru co najmniej kilkanaście opcji, warto wybrać strategię wysyłki, która w najlepszy sposób odpowie na  indywidualne potrzeby.

1. Pakiet office albo systemy sklepowe

Czasami, najbardziej oczywistym rozwiązaniem mogłaby wydawać się wysyłka mailingu przy pomocy popularnych programów pocztowcych, takich jak np. Microsoft Outlook. Niestety, tego typu rozwiązania nie są przystosowane do wymogów seryjnej dystrybucji i często nie dostarczają wiadomości. Według specjalistów Return Path, co szósty e-mail nie może zostać dostarczony bez dodatkowej interwencji nadawcy. Z punktu widzenia programu, taki sposób wysyłki jest postrzegany jako „no-go” i uniemożliwia stworzenie jednolitego oraz atrakcyjnego wyglądu, zwłaszcza jeżeli nie wykorzystujemy profesjonalnych programów zarządzających treścią, które z łatwością tworzą wykresy, grafiki, pola tekstowe i powtarzające się elementy projektu. Systemy sklepowe są natomiast najczęściej zaprojektowane tak, by wysyłać tylko proste, pozbawione dodatkowych elementów e-maile, oparte na treści tekstowej. Takie wiadomości utrudniają jednak personalizację i nie przykuwają uwagi konsumentów.

B2B Content Creation
Insourcing vs. Outsourcing

 2. Wewnętrzne systemy wysyłkowe

Jeszcze do niedawna, specjaliści od e-commerce często tworzyli własne rozwiązania wysyłkowe. Obecnie takie narzędzia nie cieszą się zbyt dużą popularnością. Pomijając kwestię niższej dostarczalności, takie systemy musiały być nieustannie rozwijane, aby odpowiadać najnowszym technologiom i sprostać konkurencji. Dziś marketerzy muszą się zmierzyć nie tylko z wyzwaniem efektywnej i szerokiej dystrybucji, ale także dopasowaniem treści e-maila dla indywidualnych odbiorców. Wymaga to również dogłębnej analizy zbieranych danych oraz zadbania o hosting wszystkich wartościowych, wewnętrznych danych IT.

3. Wysyłka przez pełen serwis

Pełen serwis jest jak e-mail marketing „na autopilocie” – wykorzystuje zewnętrznego dostawcę usług, który przejmuje całość lub część działań związanych z wysyłką newsletterów. W praktyce, szablony lub kody HTML są tworzone przez dostawcę usług i dopiero później przesyłane jako e-mail. Dodatkowo, po wysyłce, rejestruje on wszelkie zwroty, takie jak błędne adresy mailowe, autoodpowiedzi oraz konkretne zapytania czy odpowiedzi od subskrybentów. Udostępnia również dokładne raporty, zestawiając ze sobą nakreślone cele i faktyczne wyniki mailingu. Rezultaty mogą zostać wykorzystane w przyszłości do stworzenia efektywniejszej kampanii e-mail marketingowej. Największa zaletą takiego rozwiązania jest fakt, iż odpowiedzialność za płynne przeprowadzenie wysyłki leży po stronie usługodawcy. Koszt profesjonalnych usług jest jednak wysoki i dlatego wykorzystywane są przede wszystkim w celu pokrycia niedoborów w zasobach wewnętrznych.

4. Licencjonowane systemy wysyłki

W tym modelu działania, firma zakupuje konkretne rozwiązania wysyłkowe i integruje je wraz ze swoim lokalnym środowiskiem IT. Wysyłka e-maili opiera się wówczas na własnym serwerze pocztowym i to on jest w pełni odpowiedzialny za swoją reputację oraz utrzymanie. Największą zaletą takiego rozwiązania jest z pewnością fakt, że wewnętrzne dane nie są udostępniane żadnym pośrednikom. Dodatkowo, taki system wymaga zazwyczaj jedynie pokrycia jednorazowych kosztów początkowych. Jednocześnie jednak, nie zawsze gwarantuje on dostarczenie wiadomości i regularność aktualizacji. Może być to szczególnie dokuczliwe w przypadku istotnych aktualizacji systemów bezpieczeństwa.
W dobie rozwiązań opartych na chmurze, takie podejście staje się więc coraz bardziej niszowe.

5. Wysyłka w chmurze

Wysyłka, która cieszy się obecnie największą popularnością, to ta wykorzystująca Software-as-a-Service (SaaS) lub Application Service Providing (ASP). Wysyłka e-maili odbywa się całkowicie poprzez serwer mailowy dostawcy usługi. Wszystkie moduły
i funkcje są dostępne niezależnie od lokalizacji, a dodatkowo są obsługiwane przez popularne przeglądarki internetowe. Ich instalacja i aktualizacja nie jest wymagana, co nie narzuca marketerom dodatkowych kosztów oprogramowania. Najnowsze wersje  narzędzi, wciąż rozwijanych przez developerów, dostępne są przy każdym zalogowaniu się do systemu. Najważniejsze zalety tego rozwiązania usprawniają proces tworzenia, wysyłki i analizy kampanii.

Wybór odpowiedniej strategii wysyłki zależy od indywidualnych celów, posiadanych środków i wewnętrznych kompetencji marketerów. Często w przypadku braku doświadczenia lub środków, trudno znaleźć alternatywę dla usługi „full service”.
W przypadku, kiedy stała lista odbiorców zawiera tylko kilka tysięcy pozycji, dobrze sprawdza się model licencjonowany. Natomiast Software-as-a-Service jest szczególnie zalecany dla dużej liczby odbiorców, a także dla tych, którzy działają w konkurencyjnym środowisku marketingowym. Z pewnością nie zaleca się natomiast wykorzystania konwencjonalnych programów pocztowych, gdyż taka strategia wydaje się być nie tylko przestarzała, ale i ryzykowna.